小王，D项目的计划发我一下
王经理，系统测试没通过，您快来看看
王儿，部门会议11点啊别忘了
经理，客户来了，在会议室呢
……
项目经理王霸旦被呼来叫去，感觉自己快炸了！但他脸上露出了一丝邪魅的微笑，拿出了自己的重要紧急矩阵，藐视了一眼所有呼喊他的人，堆满笑容和和气气腿脚勤快地奔赴在了一件件事的路上…
时间的四象限法则是由美国管理学家科维提出的时间管理理论。他将工作或事件按照重要和紧急两个维度分为了四个象限——紧急又重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。名字好像有点长，我们这里重新给他起个名字，暂且叫：救火、规划、琐事和无所谓。
按照四象限法则处理工作的正确顺序应该是：首先是救火，接着是规划、然后是琐事、最后是无所谓。但是我们大部分人却将大部分的时间花费在了琐事上，为什么会这样呢？
象限分析
第一象限是救火，要立刻处理。这没有错，但是如果这类事件太多，请一定需要思考的是为什么会有那么多火要救？也许是因为很多事情都是因为我们一拖再拖或者事先准备不足，而变成迫在眉睫，比如风险没控制好，突然起火了，让PM很懵逼…
第一象限的本质其实是缺乏有效的工作计划，导致本处于第二象限“重要但不紧急”的事情转化而来的，这样的人通常的状态就是：忙。如果第一象限的事物过多，我们生活和工作便会进入一种疲于奔命的不健康状态，被项目牵着鼻子走，最后越来越受挫，越来越失败。
第二象限是规划，这个是我们在日常管理中特别需要关注的。规划包含的事情将影响到我们的项目的时间成本质量等方方面面，如果规划被荒废，则会导致救火象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付，并且成效也不会太高。
相反，如果在规划上的事情上多下功夫，多投入时间，则会不断的减小第一象限，使我们的工作更加的有条理。建议项目经理将自己50%以上的时间都投入到这个领域中来，使自己第一象限的事情不断减少，不再瞎忙。同时这也是在项目中投入精力很多的一个阶段。
第三象限是紧急但不重要的事情，我们叫它琐事。这个象限因为“紧急”的原因，总会让人产生“重要”的错觉。因此它会披上第一象限的外衣，将我们绕进去，让我们不停的在其中打转转。但它们的区别很明显，就是第一象限的事情是能为你带来价值的，而第三象限却不能或很少能。
项目经理要注重授权，有些琐事还是要交由他人去做的。但是，这个处理方法也不太现实，比如人际关系建立的琐碎的部分，也不能完全抛开。
第四象限是不紧急也不重要的事情，我们叫它无所谓。无所谓的事情多指由某些情绪或者不良习惯引发的事情，包括请朋友吃饭、不解决问题的争执、心里不舒服的发呆等。
对应方案
对于救火的事情，不用多想立刻去做。
而规划的好坏直接影响是否能最有效率达到目标，是否能不做无谓的事，是否能减少（至少不增加）救火和琐事，所以需要提高自己的规划管理能力，对规划的作用有正确的认识。
这个象限要制定好计划一步一步的去实施完成，避免第二象限的事物转化为第一象限。拿风险控制来说，风险识别与控制本应是规划中的事，如果没有识别到某风险、没有将应对措施列入计划，那风险爆发时项目经理就要救火了。
琐事可以准备个To-do list记录，电脑软件、手机app、便签等都可以，只要记录下来了，大脑就可以清除记忆和担忧这些琐事的压力，有点空的时候把list翻出来挑几样做了勾掉。如果list上事情太多做不完，需要转到第二类的规划中思考一下。
而不重要且不紧急的事情，当然，能不做就尽量不要去做了。
自从有了这个矩阵，小王干工作更有劲头了，也更充实了……
转自PM圈子
