文|唐智强, 中国铁建国际集团法律合约部
索赔，英文为“Claim”，指在工程承包合同执行的过程中，由于合同当事人双方的某一方负责的原因，给另一方造成经济损失或工期延误，另一方通过合法程序向对方要求补偿或赔偿的活动。索赔与投标报价、设计并称工程承包合同的三大利润来源，并且贯穿合同订立、执行、终止（解除）的全过程。
目前，国际市场上，越来越多的业主倾向于采用总价合同方式，而非传统的单价合同，同时，很多业主在合同中通过排除量价变更条款、模糊工期延长条款、将设计责任完全转嫁给承包商等方式，尽量避免承包商进行索赔。
随着我国加大“走出去”的战略步伐，中国政府优惠贷款项目在工程承包领域日益发挥着重要作用，受援助国业主也乐于在优惠贷款合作协议框架范围内以总价合同的方式邀请中国企业参加本国基础设施建设。限于贷款额度，工程所在国政府通常会与承包商约定一个合同总价，通过合同条款尽量避免索赔情形的发生，以保证项目费用在预算范围之内。在这种前提下，索赔活动似乎显得无足轻重，可有可无。因此，越来越多的承包商在总价合同执行过程中未能给予索赔活动足够的重视。
实际上，无论是单价合同，还是总价合同，索赔活动发挥的作用无处不在。对于投标报价阶段的材料费、业主的特殊要求、工程款支付、合理的工期、暂停施工等关键点，承包商应考虑日后上述风险一旦变现，我方如何事先在合同条款埋下索赔的伏笔；项目施工阶段的业主迟延审批承包商设计方案、施工图、施工计划，不断增加的合同外工作量、业主无法协调当地关系造成的延误以及其他不可预见的因素导致的索赔等，承包商也应时刻 予以密切关注、如实记录，并在时效内及时提出索赔申请；项目收尾阶段以及缺陷责任期内，承包商也应继续保持索赔意识，尤其对于业主在缺陷责任期内要求追加的工程，更应积极主张索赔权利。在比较理想的情况下，如果承包商能亲自起草合同，那么承包商则可以根据项目实际情况及自身经验、施工管理能力等因素设置多处有利于今后索赔的条款。
索赔活动从来都不是单向的。一方面，我们在向业主索赔的同时，业主也会根据合同条款向我方提出反索赔，如果没有日积月累的细致工作，面对业主的反索赔，承包商很可能无法提供足够的证据反驳，进而导致被动。另一方面，分包商在施工过程中也会基于其自身利益向承包商提出索赔，这就更加要求承包商不断提高自身的索赔能力和素质，有效地应对分包商的索赔，并适时提出反索赔对其加以反制。
索赔包含的内容比较庞杂，无法在此一一 陈述，但在进行索赔工作前，一些原则性的、基础性的工作需要认真理解、掌握，并在实际中落实。
1.索赔的合同基础
一切索赔活动都建立在合同的基础上，无论是FIDIC合同体系还是NEC合同体系或者其他各类合同体系，都大同小异地在合同条款中规定了各项索赔事由，如业主违反合同义务或发生工程变更；立法发生变化；战争、动乱、恐怖袭击等社会极端行为；重大天灾等。综观各类索赔事由，多以业主违约为主，这也是为了各类合同体系项下保护承包商正当权益，避免业主滥用买方的强势地位。一般来说，在各类合同体系中，针对承包商包括但不限于下列可向业主索赔的具体条款：
1） 业主未能按时提供现场或通行权；
2） 业主支付延误；
3） 业主无故扣发或延误答复承包商的各类申请或设计文件批复；
4） 业主干扰或延误必须由双方参加的各类检验；
5） 业主方变更了工程范围、质量标准、原定工程实施工序；
6） 业主提供的某些基准数据有误；
7） 立法变动或政府当局签发新的行政命令；
8） 不可抗力；
9） 业主未履行合同约定的协助义务；
10）在价格可调前提下，价格出现上涨；
11）其他条款。
因此，当承包合同执行业主提供的版本时，承包商一定要仔细研读可能涉及各类索赔 的风险点，在投标报价阶段、疑点澄清阶段、合同谈判阶段等先合同阶段时限内根据自身情况充分推敲、讨论各个风险点，争取在正式签订的合同版本中最大限度增加己方的索赔权利和索赔点，以降低未来合同执行过程中的风险，实现己方利益最大化。如果业主同意由承包商提供合同版本，由双方加以讨论、谈判后签约，则承包商更应充分利用合同起草者的优势，多多埋设索赔点，在公平合理的基础上尽可能将风险转移到业主方，因为合同起草方在合同执行前已经占了至少50%的先手。
2.索赔程序
工程承包合同条款按照实体权利义务和程序可分为实体性条款和程序性条款，当承包商根据实体性条款明确自己的实体性权利后，还需要按照程序性条款，通过书面形式，在一定时限内及时、规范地向业主提出索赔要求。具体来说，索赔的一般程序可以归纳如下：
1） 承包商在引起索赔事件发生的一定时间内通知业主；
2） 承包商应尽最大努力使损失降低到最小限度；
3） 承包商应接受业主的相关指令来处理该事件；
4） 承包商必须保持索赔事件详细而准确的记录；
5） 承包商必须在规定的时间内向业主提交详细的索赔报告，并附必要的索赔证据。
以FIDIC合同体系为例，该合同条件以英美法系为基础，在实际运用中，充分体现了程序优于实体，判例优于成文等英美法系的特点。如果承包商不能在合同约定的时效内以书面形式提出索赔要求，其实体权利终将无法得到有效保护。因此，当索赔事件发生后，承包商一定要在第一时间内按照上述步骤规范自己的索赔行为，力求杜绝程序瑕疵的出现。
3.部门分工
在实践中，第一时间的索赔活动通常应由项目组来完成，因为项目组熟悉现场施工过程中发生的各种问题，也最为接近各项索赔事件。一项索赔无论大小都不可能由某个部门 或某位索赔工程师来独立完成，索赔是一项系统的工程，需要项目组各有关部门密切配合，积极提供第一手的详实、准确的信息。索赔资料既要有理（主要指合同依据），又要有据（包括各专业证据）。只有综合了理论依据和现实证据的索赔资料才具有说服力，才有可能达到索赔的目的。依据项目组各部门的基本职能，有关部门可按下述分工分别准备索赔资料：
1. 合同部一般负责合同依据查询、索赔权的论证以及索赔整体思路的设计，并协助 造价部、财务部计算延误的工期和费用；
2. 造价部和财务部负责计算延误的工期、费用（工程量）；
3. 设计部、采购部、施工管理部、一线施工队等负责提供各部门职责范围内的证据 文件；
4. 综合部（办公室）负责所有索赔文件的归档保存和发放。
各部门分别准备好索赔资料后，可由索赔工程师（合同工程师）牵头，集中汇总文件材料，去粗取精，提炼出有针对性的文字信息，汇总编写索赔报告。索赔工程师（合同工程师）在编写索赔报告时切不可闭门造车，要定期召开各有关部门人员参加的索赔讨论会，在补充索赔资料的同时保证在提交索赔报告前无任何与实际索赔事件不相符的情况，从而提高索赔的成功率。
4.文档管理
完整的索赔文件离不开日常文档的管理。良好的文档管理既可以如实记录项目实施的全过程，也可以为索赔文件提供全面的信息，可以说，没有良好的文档管理，无论如何也无法编制出完整的索赔文件。文档管理人员如果在日常工作中能够有条理地整理各类文件，熟读并了解文件内容，也会为未来的个人发展打下良好基础。
项目文档可按如下分类：
1.招投标文件、各类分包/采购招标或询价文件、招投标期间双方往来信函及澄清文件；
2.主合同文件及附件、各类分包/采购合同；
3.变更指令和现场指令；
4.各类项目执行文件；
5.日报、周报和月报；
6.与业主、分包商/供应商的会议纪要；
7.与业主、分包/供应商的往来信函；
8.承包商内部会议纪要、内部各部门往来函件；
9.各类担保、保证文件；
10.各类保险单；
11.政府、官方部门发布的对项目有影响的正式文件。
文档管理人员可以根据实际需要，制作以下核心事项表：
1）主合同支付汇总表；
2）主合同变更、索赔申请汇总表，批准变更索赔、索赔汇总表；
3）分包费用支出预算表，分包合同汇总一览表，分包合同支付汇总表，分包合同变 更、索赔汇总表；
4）保险单汇总监控表；
5）保函/担保汇总监控表。需要强调说明的一点是，涉及分包商的文件、表格同样要认真编制。分包商在施工过程中大多会提出不同数量和金额的索赔事项，如果缺乏对分包施工情况的动态管理和监控，承包商在收到分包商索赔文件时很可能缺乏足够的书面证据对索赔事项进行评估，导致承包商进一步地处于被动。因此，承包商在向业主主张索赔的同时，一定要通过各种手段尽量避免“后院起火”。
5.结语
国际工程项目索赔是一项复杂的系统工作，它涉及投标报价、合同条件、招标图纸和施工图、设计变更、业主及其咨询工程师、地质和场地条件、当地法律法规、当地市场材料价格、货币汇率变动、当地气象气候条件、总包和分包、供货商等因素。一个项目的索赔工作做得成功与否，在很大程度上要影响到一个项目的最终效益，甚至直接决定其赢利与否。
